内容証明基礎講座…「内容証明の書き方」
セミナーその５…内容証明の書式は？
| １ | 内容証明郵便は書式が定められており、１行２０字以内・１枚２６行以内、横書きの場合は、１行１３字以内・４０行以内か、１行２６字以内・１行２０字以内です。なお、インターネットを利用した電子内容証明郵便の制度もあります。 |
| ２ | 内容証明を作成するときは、相手に送付するもの、郵便局で保管されるもの、差出人の控えの分として、全く同じものを３通作成します。カーボン紙を使ってもよいですし、コピーでもかまいません。文房具店やホームセンターで所定の用紙が市販されており、カーボンつきの便利なものも安価で入手できますので、それらを用いるのも便利です。 |
| ３ | 数枚にわたるときはホッチキスでとじて一綴りであることを示すために綴り目に契印（割印）を押します。 |
| ４ | また、内容証明には差出人の住所・氏名と受取人の住所・氏名を末尾余白に記入し、それとぴったりあわせて、封筒にも差出人と受取人の住所・氏名を書きます。そして封筒の封をせずに郵便局へ持参します。 |
| ５ | 内容証明に使用する文字は仮名、漢字及び数字で、それ以外のものは英字（固有名詞に限る）及び、かっこ、句点、その他一般に使用される記号に限られます。句読点（・、。）等は１個を１字と数えます。 |
| ６ | 内容証明郵便の料金は、通常郵便料（定形２５グラムまでの場合は８０円）に加えて、内容証明料と書留郵便料が必要です。内容証明料は、文書が１枚のときは４２０円で、２枚以上のときは１枚増えるごとにさらに２５０円ずつ加算され、書留郵便料は４２０円です。配達証明郵便にすることも頼んだ場合には、配達証明料として３００円が必要です。 |
| ７ | ちなみに、配達証明というのは、文書が相手方に到達した年月日と時間帯を郵便局が証明してくれる制度であり、内容証明郵便を出すときは一緒に配達証明も付けた方がよいです。“いつ届いたのか”によって、法律上の権利義務が変わる場合もありますので、相手方への到達日や時間帯についても記録を残しておくことにたいへん大きな意味があるからです。 |
なお、どこの郵便局でも内容証明を取り扱っているわけではなく、大きな郵便局でないと取扱いをしてくれませんので、事前に問い合わせてみた方がよいでしょう。
セミナーその６…書き方の注意点
| ● | 書店には内容証明の文例集が販売されていますので、そちらを参考にするとよいでしょう。ただ、ご自身がおかれている事案にぴったり合う文例が載っているとは限りませんので、適宜アレンジをしていく必要があります。 |
| ● | 主張と根拠を明確にした文書を作成するように心掛けて下さい。ご自身が主張したいことは何か（ 例：いくらの金銭の支払いを請求したいのか、いかなる請求の支払いを拒みたいのか、相手のどういった行為を止めてもらいたいのか、など）、根拠は事実をあげて、それに当てはまる法律上の根拠（ 例：○○法××条、など）を具体的に示すと効果的です。 特に内容証明を受け取った相手方が弁護士・司法書士・行政書士などの法律専門家に相談に行く場合がありますので、きちんと法律上のポイントを押さえた内容であることが望ましいです。 |
| ● | 内容証明を出すべき事案なのか出さざるべき事案なのか、その見極めも大切です。例えば、相手が素直に応じてくるような場合には内容証明を出すことで相手方が態度を硬化させてしまい、すんなり済む話がかえってこじれてしまう場合があるので、注意が必要です。 |
| ● | 内容証明を出した後のことまで考えておくことが必要です。単なる通知や、一方的な意思表示で法律上の効果が発生するクーリング・オフ、解除、取消、相殺などは内容証明を出した後で相手方が文句を言ってきたり請求をしてきたりしても、『文句があれば裁判所を通して下さい』と相手方の請求をつっぱねる態度をとっていれば、原則としては良いと思います。 ただ、相手方に対して『金銭を支払え』『〜をやめろ』と一定の行為を要求していく場合には、その後の相手方との交渉や、支払督促・調停・訴訟などの裁判所を通じた手続、場合によっては刑事告訴や被害届の提出が必要になるケースもあります。各種法律専門家への相談も視野に入れた事後の見通しまで考えて、内容証明を活用しましょう。 |
〜内容証明基礎講座〜セミナー目次
セミナーその１…内容証明郵便とは何か？
セミナーその２…どんな場合に内容証明を使うの？
セミナーその３…内容証明のメリットとは？
セミナーその４…内容証明のデメリットとは？
セミナーその５…内容証明の書式は？
セミナーその６…書き方の注意点
セミナーその７…内容証明郵便の出し方
セミナーその８…費用・郵便料金
セミナーその９…電子内容証明の概要
セミナーその１０…電子内容証明の利用法